БУДЬ ЛАСКА ЗАЧЕКАЙТЕ, ЙДЕ ЗАВАНТАЖЕННЯ ДОКУМЕНТА ...
ЦЕНТРАЛЬНА ВИБОРЧА КОМІСІЯ
ПОСТАНОВА
від 23 липня 2021 року № 276

Про Порядок передачі окружними комісіями з всеукраїнського референдуму документації з всеукраїнського референдуму та іншої документації на зберігання до архівних установ

Відповідно до статті 121 Закону України "Про всеукраїнський референдум", Закону України (3814-12) "Про Національний архівний фонд та архівні установи", Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (z0736-15) , затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, за погодженням з Державною архівною службою України (лист від 22 липня 2021 року № 4405/2.01-18/6433/25), керуючись статтями 11 - 13, пунктом 8 статті 20 Закону (1932-15) України "Про Центральну виборчу комісію", Центральна виборча комісія постановляє:
1. Затвердити Порядок передачі окружними комісіями з всеукраїнського референдуму документації з всеукраїнського референдуму та іншої документації на зберігання до архівних установ (додається).
2. Копію цієї постанови надіслати Державній архівній службі України.
3. Цю постанову оприлюднити на офіційному вебсайті Центральної виборчої комісії.
Голова
Центральної виборчої комісії
О.ДІДЕНКО
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Центральної виборчої комісії
від 23 липня 2021 року № 276

ПОРЯДОК

передачі окружними комісіями з всеукраїнського референдуму документації з всеукраїнського референдуму та іншої документації на зберігання до архівних установ

1. Повноваження комісій з всеукраїнського референдуму щодо передачі документації з всеукраїнського референдуму та іншої документації до архівних установ

1.1. Після офіційного оголошення результатів всеукраїнського референдуму або припинення процесу всеукраїнського референдуму окружні комісії з всеукраїнського референдуму (далі - окружна комісія) передають визначену пунктом 2.1 цього Порядку документацію з референдуму та іншу документацію (у разі припинення процесу всеукраїнського референдуму - документацію, наявну на день припинення відповідного процесу) до архівних установ, утворених відповідно до Закону України (3814-12) "Про Національний архівний фонд та архівні установи" місцевими органами виконавчої влади (місцеві державні архівні установи), органами місцевого самоврядування (архівні установи органів місцевого самоврядування), органами влади Автономної Республіки Крим, згідно із статтею 121 Закону України "Про всеукраїнський референдум" (далі - Закон) та цим Порядком.
1.2. Документи дільничних комісій з всеукраїнського референдуму (далі - дільнична комісія), зазначені в пункті 1.3 цього Порядку, передаються до архівної установи через відповідну окружну комісію, а документи дільничних комісій закордонних дільниць з всеукраїнського референдуму - через Центральну виборчу комісію.
1.3. Дільнична комісія відповідно до вимог Закону (1135-20) невідкладно після закінчення засідання, на якому було складено протокол про підрахунок голосів виборців на дільниці з всеукраїнського референдуму, доставляє до окружної комісії пакети з протоколами дільничної комісії про підрахунок голосів виборців на дільниці з всеукраїнського референдуму, бюлетенями для голосування, контрольними талонами і предметами, списками виборців, а також окремими думками членів дільничної комісії, викладеними у письмовій формі (за наявності), актами, заявами, скаргами та рішеннями, прийнятими комісією.
Інша документація, що підлягає зберіганню в архівній установі, зокрема протоколи засідань та рішення дільничної комісії, передається до окружної комісії не пізніше дня припинення повноважень дільничної комісії.
1.4. Після офіційного оголошення результатів всеукраїнського референдуму або припинення процесу всеукраїнського референдуму окружні комісії передають на зберігання до відповідних місцевих державних архівних установ такі документи:
1) для постійного зберігання (внесені до Національного архівного фонду) - визначені у підпунктах 12, 14, 16, 17 пункту 2.1 цього Порядку;
2) для тимчасового зберігання - визначені у підпунктах 1 - 11, 13, 18 (крім документів, які відповідно до Типової номенклатури справ окружної комісії з всеукраїнського референдуму (додаток 1) (далі - Типова номенклатура справ) підлягають постійному зберіганню, та документів з кадрових питань (особового складу) пункту 2.1 цього Порядку.
1.5. Документи з кадрових питань (особового складу) (підпункт 15 пункту 2.1 цього Порядку) передаються до архівних установ органів місцевого самоврядування.
1.6. Окружна комісія передає до місцевої державної архівної установи пакети з документами з всеукраїнського референдуму та іншими документами, запакованими в коробки з міцного картону, архівні бокси, мішки тощо, які пломбуються або опечатуються стрічкою з проставленням на ній підписів голови (заступника голови) та секретаря окружної комісії, а також печатки окружної комісії. На зовнішньому боці коробки, архівного боксу, мішка тощо наноситься напис із зазначенням номерів територіального округу та дільниці з всеукраїнського референдуму, опису видів документів, їх кількості, що засвідчується підписами голови (заступника голови) та секретаря окружної комісії, печаткою цієї комісії.
Пакети із списками виборців запаковуються окремо від інших видів документації з всеукраїнського референдуму в порядку, передбаченому абзацом першим цього пункту Порядку.
1.7. Документи, які втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в архівній установі (не зазначені в затвердженій номенклатурі справ окружної комісії), знищуються у порядку, визначеному розділом 5 цього Порядку.
1.8. Передача справ на архівне зберігання здійснюється за описами справ та оформлюється актом приймання-передавання документів (додаток 2): один примірник залишається в окружній комісії, копія якого невідкладно передається Центральній виборчій комісії, другий - у відповідній архівній установі, до якої передано справи.
1.9. Відповідальність за збереження документації з всеукраїнського референдуму дільничної комісії до передачі її відповідній окружній комісії покладається на голову (заступника голови) і секретаря дільничної комісії.
Відповідальність за збереження документації з всеукраїнського референдуму та іншої документації, що підлягає зберіганню в місцевих державних архівних установах та архівних установах органів місцевого самоврядування, окружної комісії та переданої їй документації дільничних комісій до передачі її на архівне зберігання покладається на голову (заступника голови) і секретаря окружної комісії.
1.10. Відповідна архівна установа забезпечує доступ до документації з всеукраїнського референдуму в порядку, встановленому законодавством України.
1.11. Архівні установи знищують документацію з всеукраїнського референдуму та іншу документацію, що не підлягає внесенню до Національного архівного фонду, після закінчення строків її зберігання, визначених Законом (1135-20) та Типовою номенклатурою справ, в установленому порядку.

2. Перелік документації з всеукраїнського референдуму та іншої документації, що підлягає зберіганню в місцевих державних архівних установах та архівних установах органів місцевого самоврядування

2.1. Зберіганню в місцевих державних архівних установах та архівних установах органів місцевого самоврядування підлягають:
1) рішення (постанови) окружної комісії про утворення дільничних комісій, внесення змін до їх складу;
2) рішення (постанови) окружної комісії, відповідні додатки до них, окремі думки членів окружної комісії і документи (подання, заяви, скарги та інші передбачені законодавством документи), на підставі яких їх прийнято;
3) протоколи засідань окружної комісії з відповідними додатками;
4) протоколи окружної комісії про підсумки голосування в межах територіального округу з всеукраїнського референдуму, окремі думки членів окружної комісії до відповідних протоколів;
5) протоколи окружної комісії про повторний підрахунок голосів виборців на дільницях з всеукраїнського референдуму;
6) протоколи дільничних комісій про підрахунок голосів виборців на дільницях з всеукраїнського референдуму, окремі думки членів дільничних комісій до відповідних протоколів;
7) відомості про підрахунок голосів виборців на дільницях з всеукраїнського референдуму з бази даних автоматизованої інформаційно-телекомунікаційної системи;
8) бюлетені для голосування на всеукраїнському референдумі, контрольні талони бюлетенів для голосування на всеукраїнському референдумі;
9) списки виборців (попередні та уточнені);
10) акти, заяви, скарги про порушення вимог Закону (1135-20) ;
11) протоколи засідань та рішення (постанови) дільничних комісій з відповідними додатками;
12) фінансові документи окружної комісії (кошториси, плани асигнувань, лімітні довідки, фінансові звіти);
13) первинні бухгалтерські документи;
14) виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань;
15) документи з кадрових питань (особового складу);
16) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення для знищення документів);
17) акти приймання-передавання документів до архівних установ;
18) інші документи відповідно до Закону (1135-20) , а також Типової номенклатури справ (додаток 1).

3. Вимоги до складання номенклатури справ окружної комісії

3.1. Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, створюваних у діловодстві окружної комісії та оформлених у відповідному порядку, із зазначенням строків їх зберігання.
Номенклатура справ складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, систематизації, опису та пошуку документів за їх змістом і видом, а також відбору документів для архівного зберігання.
3.2. У діловодстві окружної комісії застосовується Типова номенклатура справ, якою встановлено перелік документації з всеукраїнського референдуму та строки її зберігання.
Відповідно до Типової номенклатури справ кожна окружна комісія складає індивідуальну номенклатуру справ (далі - номенклатура справ) (додаток 3).
3.3. До номенклатури справ вносяться тільки справи, що стосуються організації підготовки та проведення всеукраїнського референдуму. При цьому заголовки справ уточнюються та конкретизуються.
Усі документи окружної комісії формуються у справи згідно з номенклатурою справ. Строки зберігання справ, унесених до номенклатури справ окружної комісії, повинні відповідати строкам, визначеним Типовою номенклатурою справ.
Позначка "ЕПК" поряд зі строком зберігання документів, яку встановлено в Типовій номенклатурі справ для деяких видів документів, означає, що рішення про внесення до Національного архівного фонду або знищення цих документів приймає експертно-перевірна комісія (далі - ЕПК) відповідного державного архіву.
Документи, внесені до Національного архівного фонду, додаються до опису справ постійного зберігання.
3.4. Номенклатуру справ підписує секретар окружної комісії. Погоджена ЕПК відповідної місцевої державної архівної установи номенклатура справ затверджується головою окружної комісії.
Нові справи, не передбачені Типовою номенклатурою справ, додатково вносяться до затвердженої номенклатури справ секретарем окружної комісії за погодженням з її головою.
3.5. До номенклатури справ складається підсумковий запис про категорії та кількість справ, фактично заведених за період роботи окружної комісії (додаток 3).

4. Формування та оформлення справ окружної комісії для передачі на зберігання до архівної установи

4.1. Згідно із затвердженою номенклатурою справ секретар окружної комісії організовує роботу щодо формування виконаних документів у справи для передачі їх на зберігання до відповідної архівної установи.
4.2. Під час формування справи перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, наявність на них підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, відміток про виконання документів, а також їх додатків тощо. Неправильно оформлені документи повинні бути належним чином дооформлені та долучені до справи.
Не допускається внесення до справи документів, що за змістом не відповідають назві справи, а також копій документів, їх чернеток, особистих документів.
4.3. Під час формування справ документи постійного та тимчасового зберігання групуються окремо у відповідні справи за їх змістом. Кожна справа постійного зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 40 мм завтовшки). У разі потреби включення до справи більшої кількості аркушів документів справа формується з кількох томів (частин).
4.4. Протоколи засідань комісій формуються у справи за хронологією їх проведення.
4.5. Документами, що стосуються одного засідання комісії, є: протокол засідання комісії; рішення комісії, яке долучається до протоколу, з відповідними додатками, окремими думками членів комісії (у разі їх наявності) до рішень комісії та документами, на підставі яких це рішення прийнято. Аркуші таких документів підлягають наскрізній нумерації.
4.6. Рішення комісій формуються у справи за хронологією їх прийняття в межах протоколу одного засідання разом з відповідними додатками до них.
4.7. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
4.8. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду формуються у справи в хронологічному або логічному порядку.
4.9. Оформлення справи для передавання на архівне зберігання передбачає визначення назви справи відповідно до номенклатури справ, що виноситься на обкладинку (титульний аркуш) справи, нумерацію аркушів у справі, а також складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи (додаток 4), засвідчувальний напис справи (додаток 5), підшивання, оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
4.10. У справі всі аркуші, крім аркуша засвідчувального напису, підлягають наскрізній нумерації арабськими цифрами в правому верхньому куті чорним графічним олівцем.
Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.
Кількість пронумерованих аркушів у справі та особливості їх нумерації зазначаються у засвідчувальному написі.
4.11. У справах постійного зберігання (за потреби) може складатися внутрішній опис документа або групи документів з одного питання, який підшивається на початку справи.
4.12. Документи тимчасового зберігання вміщуються в папки (швидкозшивачі). Для забезпечення збереження документів у справі всі аркуші нумеруються, складається засвідчувальний напис.
4.13. Справи постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) повинні бути оправлені у тверду обкладинку, при цьому металеві та інші скріплення вилучаються з документів.
Справи підшиваються у спосіб, що дає змогу вільно читати текст документа, резолюції та візи на ньому.
4.14. Обкладинка (титульний аркуш) справ постійного зберігання або з кадрових питань (особового складу) оформляється за встановленою формою (додаток 6). На обкладинці зазначаються назва справи та строк її зберігання відповідно до затвердженої номенклатури справ окружної комісії з референдуму.
Написи на обкладинках роблять чітким почерком, без скорочень, світлостійким чорним чорнилом або пастою.
У разі вміщення у справу належним чином оформленого титульного аркуша, виготовленого друкарським способом, на обкладинці зазначаються лише номери архівного фонду, опису і справи.
4.15. На оформлені справи складаються описи справ постійного, тимчасового зберігання та з кадрових питань (особового складу) (додатки 7 - 9), а також акт про вилучення для знищення документів (додаток 10). Описи справ постійного зберігання складаються у трьох примірниках, а з кадрових питань (особового складу) та тимчасового зберігання - у двох.
4.16. Описи справ складає секретар окружної комісії. Перед складанням описів справ секретар окружної комісії повинен отримати у відповідній місцевій державній архівній установі номери архівного фонду та описів справ.
4.17. До опису справ уносяться заголовки всіх справ відповідно до затвердженої номенклатури справ.
У кінці опису робиться підсумковий запис про кількість унесених до нього справ.
4.18. До архівного фонду складається історична довідка, що виконує функції довідника, в якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондоутворювача і фонду.
До описів справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) складається передмова, в якій характеризується зміст та повнота документів у справах, зазначаються особливості їх формування та систематизації.
4.19. Опис справ підписує секретар окружної комісії та затверджує її голова.
4.20. Описи справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) разом з актом про вилучення для знищення документів подаються на схвалення і погодження ЕПК відповідної місцевої державної архівної установи.

5. Порядок знищення документації окружної комісії, що не підлягає зберіганню в архівній установі

Документи, які втратили практичне значення, і такі, що не підлягають зберіганню в архівній установі, знищуються, про що окружною комісією складається акт про вилучення для знищення документів (додаток 10). Відбір документів, строк зберігання яких закінчився, та складання акта про вилучення для знищення документів здійснюються після складання описів справ окружної комісії.
Акт про вилучення для знищення документів складається у двох примірниках, які підписує секретар та затверджує голова окружної комісії за погодженням з відповідною місцевою державною архівною установою.
Справи і документи знищуються за актом про вилучення для знищення документів у встановленому центральним органом виконавчої влади, що формує державну політику у сфері архівної справи і діловодства, порядку.
Секретар
Центральної виборчої комісії
О.ГАТАУЛЛІНА
( Додатки 1-10 ) ( Див. текст (v0276359-21F96) )